Finalmente, la Superintendencia de Industria y Comercio a finales del año 2016 público su circular relacionada a los cambios en materia de protección de bases de datos, en ese sentido se adicionó el Capítulo segundo sobre el registro nacional de bases de datos al Título V de la circular única.
En efecto se añadió el numeral 2.5 acerca de la información adicional que deberá inscribirse en el Registro Nacional de Bases de Datos el cual reza:
“Los responsables del tratamiento, personas naturales, entidades de naturaleza pública distintas de las sociedades de economía mixta y personas jurídicas de naturaleza privada que no están inscritas en las cámaras de comercio, deben inscribir en el Registro Nacional de Bases de Datos, la siguiente información (…)”
Dentro del listado de información que se debe inscribir están: información almacenada en la base de datos, medidas de seguridad de la información, procedencia de los datos personales, transferencia internacional de datos personales, cesión o transferencia nacional de la base de datos, reporte de novedades.
Seguidamente frente al procedimiento de inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos, se debe inscribir de acuerdo a las instrucciones contenidas en el “Manual del Usuario del Registro Nacional de Bases de Datos” que se encuentra en la página de la SIC.
Aspecto importante es que dicha inscripción se realizará en línea a partir del 9 de noviembre de 2016, dicha inscripción podrá realizarse en cualquier momento a partir de la fecha señalada hasta el 30 de junio de 2017 para personas jurídicas.
Finalmente se agregó a la Circular Única en su título V capítulo segundo, numeral 2.7 acerca de la actualización de la información contenida en el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD-. La cual informa como se debe actualizarse:
“Dentro de los primeros diez (10) días hábiles de cada mes, a partir de la inscripción de la base de datos, cuando se realicen cambios sustanciales en la información registrada. Anualmente, entre el 2 de enero y el 31 de marzo (…) Adicionalmente, dentro de los quince (15) primeros días hábiles de los meses de febrero y agosto de cada año, a partir de su inscripción, los responsables del tratamiento deben actualizar la información de los reclamos presentados por los titulares, referida en el número (i) del literal (g) del numeral 2.1 anterior. El primer reporte de reclamos presentados por los titulares se deberá realizar en el segundo semestre de 2018 con la información que corresponda al primer semestre del 2018.”
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